Review Job Description Untuk Analisis Beban Kerja

Tujuan Review

• Memastikan apakah job description yang diperoleh secara legal formal dapat dipertanggung jawabkan dan “up-dated”, sehingga layak direview dan dipergunakan untuk kepentingan analisis beban kerja.
• Memahami secara benar jabatan yang akan dianalisis.
• Melengkapi apabila informasi yang ada kurang lengkap atau kurang jelas.
• Dasar menentukan tugas pokok, tugas tambahan, tugas rutin, tugas berkala, dan tugas insidental (cycle work dan noncycle work).
• Dasar melakukan breakdown tugas kedalam tahapan/langkah-langkah/aktivitas (job element).
• Dasar dalam menyusun kuesioner serta pengisiannya.
• Persiapan wawancara, observasi dan diskusi.
• Memperoleh gambaran yang akurat mengenai waktu standar yang dibutuhkan untuk setiap tugas (cycle work) maupun aktivitas (job element).

Komponen Job Description

• Identitas Jabatan
• Struktur Jabatan dalam Organisasi
• Fungsi/Tujuan Jabatan
• Tugas-Tugas Tanggung Jawab
• Hubungan Jabatan
• Persyaratan Jabatan

Komponen yang berhubungan langsung dengan analisis beban kerja adalah komponen Tugas-Tugas, sedangkan komponen lainnya berfungsi sebagai informasi tambahan.
Jenis Tugas menurut Tingkat kepentingannya

• Tugas Pokok, adalah tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan agar tujuan jabatan dapat tercapai.
• Tugas Tambahan, adalah tugas-tugas yang tidak harus dilakukan oleh pemegang jabatan karena tidak berpengaruh terhadap pencapaian tujuan jabatan namun masih berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan.
• Tugas Lain-Lain, adalah tugas-tugas yang tidak harus dilakukan oleh pemegang jabatan karena tidak berpengaruh terhadap pencapaian tujuan jabatan maupun tujuan organisasi atau perusahaan.

Jenis Tugas Menurut Frekuensinya

• Tugas Harian, tugas-tugas yang muncul/terjadi atau dilakukan/dikerjakan secara terus menerus setiap hari.
• Tugas Berkala, tugas-tugas yang muncul/terjadi atau dilakukan/dikerjakan secara berulang setiap minggu, bulan, triwulan, atau tahunan.
• Tugas Insidental, tugas-tugas yang kemunculan/terjadinya tidak dapat ditentukan  waktunya. Misalnya dalam 1 bulan tugas tersebut selalu ada tetapi terjadi/dilakukannya tidak pasti, dapat di awal bulan, pertengahan bulan atau di akhir bulan.

Hal-Hal Lain yang Penting

• Pastikan bahwa apakah pada job description hanya terdapat tugas pokok saja atau termasuk juga tugas tambahan? Hal ini akan berpengaruh pada perhitungan beban kerja jabatan dan beban kerja individu.
• Pastikan bahwa apakah job description sudah terbagi kedalam tugas harian/rutin, tugas berkala (mingguan, bulanan, triwulan, tahunan) atau belum ada informasi apapun mengenai frekuensi tugas. Hal ini akan memudahkan dalam memperoleh data waktu penyelesaian tugas dan aktivitasnya.
• Pastikan bahwa apakah perumusan tugas-tugas pada job description masih bersifat abstrak atau sudah konkrit/nyata (dapat diamati dan diukur) yang berbentuk aktivitas (activities/job element). Hal ini akan memudahkan karena tidak perlu memikirkan apa saja aktivitas dari tugas-tugas jabatan tersebut.
• Pastikan bahwa apakah tugas-tugas tertentu pada job description suatu jabatan berdiri sendiri (meskipun tetap rangkaian dari suatu proses) atau juga merupakan tugas dari jabatan lain (duplikasi). Oleh karena itu, perlu melihat tugas-tugas pada job description dari jabatan lainnya yang terkait agar analis/surveyor tidak terkecoh dengan data isian kuesioner dan hasil wawancara (kecuali data observasi).

Sumber: Materi Workshop Workload Analysis oleh Adil Kurnia

Posted in: Job Description,Workload Analysis