Frekuensi Tugas dan Waktu Penyelesaiannya

PERTANYAAN 1 :

From: Dinarty Manurung <dthymanurung@yahoo.com>

Date: Wed, 13 Apr 2011 16:58:53 +0800 (SGT)

To: <adilkurnia@yahoo.com>

Subject: Asking

Selamat Sore mas Adil, Saya dinar, mahasiswi Profesi PIO UI. Saat ini, saya  sedang mengerjakan tesis yang berhubungan dengan workload analysis (time study). Saya sekarang sedang melakukan perhitungan analisa beban kerja di bagian warehouse. Mas, saya ingin menanyakan mengenai perhitungan atau cara menetapkan frekuensi tugas. Saat ini, saya mengalami kesulitan dalam menentukan frekuensi dan satuan tugas karena setiap harinya pekerjaan yang dilakukan bersifat fluktuatif. Misalnya salah satu jobdescnya: melakukan penerimaan barang dari supplier. Namun, pada kenyataannya barang yang diterima setiap harinya berbeda-beda, bisa saja satu hari ada 5 permintaan dan untuk hari berikutnya 20 permintaan. Oleh karena itu, apakah mas adil dapat memberikan masukan mengenai cara menetapkan satuan frekuensi tugas. apakah harus per jumlah barang atau gimana mas. karena kalo berdasarkan per jumlah barang, ternyata setiap harinya jumlah barang yang diterima bisa berbeda-beda, begitu juga kalo frekuensi satuan yang digunakan berdasarkan berapa kali penerimaan dilakukan (karena penerimaan setiap harinya bisa berbeda-beda). Selain itu, untuk menentukan waktu (lama dan satuannya) juga seperti apa ya mas? Saya mohon bantuannya, terima kasih atas perhatiannya Mas. Dinar

JAWABAN 1 :

From: adilkurnia@yahoo.com

Date: Wed, 13 Apr 2011 11:04:45 +0000

To: Dinarty Manurung<dthymanurung@yahoo.com>

Subject: Re: Asking

Dear Dinar,

Untuk data frekuensi yang masih bervariasi setiap harinya, coba lihat data historisnya dalam 1 tahun atau minimal 3 bulan. Lalu coba lihat rata-rata dalam 1 minggu atau 1 bulan berapa, mungkin terlihat lebih konstan/stabil. Dari angka 1 minggu atau 1 bulan itu, lalu dicari rata-rata 1 hari berapa frekuensinya.

Untuk lama waktu pengerjaannya per frekuensi bisa diperoleh dengan observasi langsung, pengisian logbook (catatan harian tugas), atau wawancara dengan job holder yang dikonfirmasi dengan atasannya. Jangan lupa terapkan penyesuaian waktu dengan cara shumard untuk memperoleh waktu normal (bukan waktu real berdasarkan responden yang ada).

Demikian, semoga bisa membantu.

Salam hangat,

Adil Kurnia

Powered by Telkomsel BlackBerry®

PERTANYAAN 2 :

Date: Wed, 13 Apr 2011 14:05:02 +0000

To: <adilkurnia@yahoo.com>

ReplyTo: dthymanurung@yahoo.com

Subject: Re: Asking

Malam mas Adil,

Terima kasih ya mas buat masukannya,berarti utk tugas-tugas yang setiap harinya sifatnya bervariasi memang jadinya harus mencari frekuensi rata-ratanya ya mas.
Mas Adil, ada beberapa hal yang ingin saya tanyakan lagi:

1. Karena tugas-tugas yang ada di warehouse setiap harinya bervariasi tergantung permintaan barang,maka para job holder juga mengatakan kalo waktu pengerjaan utk setiap permintaan barang berbeda-beda tergantung jenis barangnya.Apakah untuk menentukan waktu pengerjaan,harus dilihat dari rata-rata lama pengerjaannya juga ya mas?sama seperti menentukan frekuensikah?
2. Untuk tugas-tugas yang sifatnya insidentil kan tdk dpt dipastikan kpn munculnya. Nah cara untuk menetapkan frekuensi dan waktu pengerjaannya bgmn ya mas?Karena mereka mempunyai jobdesc tambahan yang tugasnya adalah melakukan pekerjaan-pekerjaan lainnya yang ditugaskan oleh perusahaan. Nah, menurut para job holder tugas-tugas yg seperti itu tdk bs diprediksikan berapa banyak frekuensinya.
3. Di warehouse terdapat 4 jabatan yang terdiri dari 13 orang. Apakah untuk mengetahui beban kerja jabatan dan beban kerja unit,maka beban kerja individu (yg 13 org tersebut) harus dianalisis terlebih dahulu?atau bisa mendapatkan gambaran hanya dgn menganalisis beban kerja jabatan saja?

Sekali lagi mohon bantuannya ya mas (maaf jadi merepotkan).
Terima kasih banyak mas Adil.

Dinar
Powered by Telkomsel BlackBerry®

JAWABAN :

From: adilkurnia@yahoo.com

Date: Wed, 13 Apr 2011 14:58:04 +0000

To: <dthymanurung@yahoo.com>

Subject: Re: Asking

Dear Dinar,

Ya betul begitu, prinsipnya kita harus mencari frekuesi rata-ratanya (baca bab analisis beban kerja di buku analisis jabatan dari Moekijat).

Jawaban pertanyaan berikutnya:

1. Untuk lama waktu pengerjaan, prinsipnya juga sama yaitu dicari waktu rata-ratanya untuk jenis barang yang spesifikasinya relatif sama sehingga prosedur/ teknik/ metodenya juga relatif sama. Apabila karena spesifikasinya yang berbeda menyebabkan lama waktu pengerjaannya menjadi berbeda maka sebaiknya kita harus bedakan menjadi 2 atau lebih jenis aktivitas tugas yang berbeda, misalnya: barang “ringan”, barang “sedang”, barang “berat”, dst.
2. Untuk tugas-tugas insidentil, juga prinsipnya sama dalam mencari dalam menentukan frekuensi dan lama waktunya. Hanya saja pada tugas insidentil, frekuensinya bukan secara harian seperti pada tugas harian/rutin; tetapi tetapi dihitung dalam rentang mingguan, bulanan, dst, yaitu sama seperti perhitungan untuk tugas berkala.
3. Kalau tugas-tugas semua job holder yang ada pada jabatan tersebut bisa dipastikan sama (persis), maka 1 jabatan cukup diwakili oleh 1 job holder lalu hasil beban kerjanya digeneralisir untuk job holder yang lainnya. Kondisi ini mungkin tetapi jarang terjadi karena biasanya ada saja tugas yang berbeda untuk masing-masing job holder, sehingga untuk lebih akurat sebaiknya seluruh job holder yang ada (14 orang) diukur saja beban kerjanya. Setelah itu hasilnya dikelompokkan kedalam 4 jabatan yang ada, untuk menghitung beban kerja jabatan (BKJ) dan jumlah kebutuhan SDM (job holder); serta memperoleh beban kerja unit (BKU) Warehouse.

Semoga cukup jelas buat Dinar.

Salam hangat,

Adil Kurnia
Powered by Telkomsel BlackBerry®


KOMENTAR :

Dear mas Adil,

Terima kasih banyak ya mas buat masukkannya karena benar-benar sangat membantu saya dan makasi juga untuk referensi bukunya.

regards,

Dinar
Powered by Telkomsel BlackBerry®

Posted in: Workload Analysis