Work Cycle Dalam Analysis Beban Kerja

Kebanyakan jabatan memiliki suatu lingkaran pekerjaan (work cycle) yang teratur yang selalu berulang kembali. Penyelidikan Gerak menunjukkan dan menstandardisasikan lingkaran pekerjaan tersebut sedemikian rupa sehingga dapat diukur waktunya dengan tepat. Adalah tidak mungkin membuat suatu penyelidikan waktu dengan tepat kecuali jika ada suatu lingkaran pekerjaan yang teratur. Seorang pemimpin misalnya tidak melakukan kewajiban-kewajiban yang selalu berulang pada jarak-jarak waktu tertentu. Tugas-tugas dari kebanyakan jabatan kantor tidak mengikuti suatu lingkaran pekerjaan yang teratur. Jabatan-jabatan yang lain memiliki lingkaran pekerjaan yang sangat lama sehingga mengandung banyak faktor yang tidak tetap (Variables) dan satu lingkaran tidak dapat disamakan dengan lingkaran yang lain. Penyelidikan Waktu hanya akan menimbulkan masalah-masalah kepegawaian, kecuali apabila ada lingkaran pekerjaan yang teratur dan ditentukan dengan tepat.

Lingkaran pekerjaan atau work cycle tersebut di atas kemudian diuraikan kedalam unsur-unsur pekerjaan yang merupakan pola-pola gerak pokok, atas dasar mana semua lingkaran dibuat. Pengalaman menunjukkan bahwa Penyelidikan Waktu menurut Unsur-unsurnya (menentukan waktu jabatan unsur demi unsur) merupakan metode yang paling seksama. Akan tetapi seperti halnya dengan Penyelidikan Gerak adalah lebih mudah membuat Penyelidikan Waktu secara keseluruhan dan secara kasar dibanding membuat suatu Penyelidikan Waktu menurut Unsur-unsurnya. Kesalahan-kesalahan yang timbul dari cara yang mudah tersebut merupakan sumber dari banyak masalah kepegawaian. Penggunaan para Penyelidik Waktu yang terlatih dan yang menyadari sepenuhnya akan kepentingan metode-metode yang baik akan menghapuskan sumber-sumber rasa tidak puas pegawai.

Noncyclical Elements (Unsur-Unsur yang Tidak merupakan Lingkaran)
Disamping unsur yang berulang dalam suatu jabatan, ada unsur-unsur yang berulang pada selang-selang (interval- interval) yang teratur tetapi tidak merupakan bagian dan setiap lingkaran pekerjaan. Pekerjaan meminyaki mesin secara berkala (periodik) dan menunggu bahan-bahan yang diserahkan merupakan unsur-unsur yang tidak berulang. Suatu Penyelidikan Waktu yang dilakukan secara teliti akan sangat berhati-hati dalam mendapatkan jumlah unsur yang tidak berulang dan lamanya waktu rata-rata yang diperlukan untuk unsur-unsur tersebut.

Penyelidikan Waktu tersebut memakan waktu yang lama dan ada suatu kecenderungan untuk menggunakan perkiraan-perkiraan yang kasar. Oleh karena jumlah Waktu Bukan-Lingkaran (Noncyclical Time) sering lebih besar dibanding waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja (Cycle Time), maka pembuatan perkiraan-perkiraan yang kasar dapat menimbulkan kesalahan yang besar.

Bahan Bacaan: Buku “Analisis Jabatan” oleh Moekijat

Read More

Review Job Description Untuk Analisis Beban Kerja

Tujuan Review

• Memastikan apakah job description yang diperoleh secara legal formal dapat dipertanggung jawabkan dan “up-dated”, sehingga layak direview dan dipergunakan untuk kepentingan analisis beban kerja.
• Memahami secara benar jabatan yang akan dianalisis.
• Melengkapi apabila informasi yang ada kurang lengkap atau kurang jelas.
• Dasar menentukan tugas pokok, tugas tambahan, tugas rutin, tugas berkala, dan tugas insidental (cycle work dan noncycle work).
• Dasar melakukan breakdown tugas kedalam tahapan/langkah-langkah/aktivitas (job element).
• Dasar dalam menyusun kuesioner serta pengisiannya.
• Persiapan wawancara, observasi dan diskusi.
• Memperoleh gambaran yang akurat mengenai waktu standar yang dibutuhkan untuk setiap tugas (cycle work) maupun aktivitas (job element).

Komponen Job Description

• Identitas Jabatan
• Struktur Jabatan dalam Organisasi
• Fungsi/Tujuan Jabatan
• Tugas-Tugas Tanggung Jawab
• Hubungan Jabatan
• Persyaratan Jabatan

Komponen yang berhubungan langsung dengan analisis beban kerja adalah komponen Tugas-Tugas, sedangkan komponen lainnya berfungsi sebagai informasi tambahan.
Jenis Tugas menurut Tingkat kepentingannya

• Tugas Pokok, adalah tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan agar tujuan jabatan dapat tercapai.
• Tugas Tambahan, adalah tugas-tugas yang tidak harus dilakukan oleh pemegang jabatan karena tidak berpengaruh terhadap pencapaian tujuan jabatan namun masih berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan.
• Tugas Lain-Lain, adalah tugas-tugas yang tidak harus dilakukan oleh pemegang jabatan karena tidak berpengaruh terhadap pencapaian tujuan jabatan maupun tujuan organisasi atau perusahaan.

Jenis Tugas Menurut Frekuensinya

• Tugas Harian, tugas-tugas yang muncul/terjadi atau dilakukan/dikerjakan secara terus menerus setiap hari.
• Tugas Berkala, tugas-tugas yang muncul/terjadi atau dilakukan/dikerjakan secara berulang setiap minggu, bulan, triwulan, atau tahunan.
• Tugas Insidental, tugas-tugas yang kemunculan/terjadinya tidak dapat ditentukan  waktunya. Misalnya dalam 1 bulan tugas tersebut selalu ada tetapi terjadi/dilakukannya tidak pasti, dapat di awal bulan, pertengahan bulan atau di akhir bulan.

Hal-Hal Lain yang Penting

• Pastikan bahwa apakah pada job description hanya terdapat tugas pokok saja atau termasuk juga tugas tambahan? Hal ini akan berpengaruh pada perhitungan beban kerja jabatan dan beban kerja individu.
• Pastikan bahwa apakah job description sudah terbagi kedalam tugas harian/rutin, tugas berkala (mingguan, bulanan, triwulan, tahunan) atau belum ada informasi apapun mengenai frekuensi tugas. Hal ini akan memudahkan dalam memperoleh data waktu penyelesaian tugas dan aktivitasnya.
• Pastikan bahwa apakah perumusan tugas-tugas pada job description masih bersifat abstrak atau sudah konkrit/nyata (dapat diamati dan diukur) yang berbentuk aktivitas (activities/job element). Hal ini akan memudahkan karena tidak perlu memikirkan apa saja aktivitas dari tugas-tugas jabatan tersebut.
• Pastikan bahwa apakah tugas-tugas tertentu pada job description suatu jabatan berdiri sendiri (meskipun tetap rangkaian dari suatu proses) atau juga merupakan tugas dari jabatan lain (duplikasi). Oleh karena itu, perlu melihat tugas-tugas pada job description dari jabatan lainnya yang terkait agar analis/surveyor tidak terkecoh dengan data isian kuesioner dan hasil wawancara (kecuali data observasi).

Sumber: Materi Workshop Workload Analysis oleh Adil Kurnia

Read More

Allowance Dalam Analisis Beban Kerja

Istilah Allowance atau yang disebut juga dengan "Waktu Kelonggaran" dalam konsep Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) diartikan sebagai waktu yang dibutuhkan karyawan untuk melakukan aktivitas yang dapat memenuhi kebutuhan pribadi, menghilangkan rasa lelah (fatique), dan hambatan-hambatan lain yang tidak dapat dihindarkan. Allowance secara nyata dibutuhkan oleh karyawan yang selama pengukuran tidak diamati, diukur, dicatat atau dihitung. Oleh karenanya seusai pengukuran dan setelah mendapatkan Waktu Normal, maka allowance perlu ditambahkan untuk memperloleh Waktu Baku (Standard Time) sebagai dasar penentuan beban kerja.

Besarnya allowance atau waktu kelonggaran untuk tiap karyawan berbeda-beda dari satu jabatan ke jabatan lainnya karena tiap jabatan mempunyai karakteristik tersendiri. Oleh karena itu besarnya allowance yang akan digunakan dalam perhitungan beban kerja harus ditetapkan oleh perusahaan. Allowance yang umum digunakan adalah 10% (untuk bidang manufaktur) sampai dengan 20%-25% (untuk Departemen/Instansi Pemerintah) dari total  jam kerja sehari.

Contoh Allowance: Minum sekedarnya untuk menghilangkan rasa haus, ke toilet, ngobrol dengan teman sekerja sekadar untuk menghilangkan ketegangan atau kejemuan kerja, dan lain-lain.

Sumber:
Materi Workshop Workload Analysis oleh Adil Kurnia yang diselenggarakan Value Consult

Read More

Waktu Menunggu Dalam Analisis Beban Kerja

Pertanyaan:

Dalam konteks analisis beban kerja, apakah “waktu menunggu” harus dihitung sebagai bagian dari pelaksanaan suatu tugas?

Jawaban:

Bisa keduanya, yaitu “Harus dihitung” pada situasi tertentu dan “Tidak dihitung” pada situasi yang lain.

Waktu menunggu “harus dihitung” apabila aktivitas menunggu tersebut memang harus dilakukan karena “urgent” (penting dan segera); si pemegang jabatan tidak dapat (bukan tidak boleh) melakukan tugas lainnya, misalnya tugas:

• “meminta persetujuan Direksi untuk masalah yang “urgent”.

Waktu menunggu “tidak dihitung” apabila dalam aktivitas menunggu tersebut ternyata si pemegang jabatan masih bisa dan boleh melakukan tugas lainnya, sejauh tugas lainnya tersebut tidak menghambat efektivitas pelaksanaan tugas yang akan dilaksanakan setelah menunggu, misalnya tugas:

• “meminta persetujuan ijin cuti dari atasan”
• “meminta persetujuan pembayaran klaim pengobatan”

Sumber: Materi Workshop Workload Analysis oleh Adil Kurnia

Read More

Menghitung Kebutuhan Jumlah Tenaga Kerja

Kita dapat menghitung secara praktis berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan. Jabatan adalah pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai. Pertama-tama kita menentukan jumlah waktu yang sungguh-sungguh diperlukan untuk menyelesaikan jabatan tersebut (Cycle Time atau Cyclical Time). Kemudian kita menentukan prosentase dari waktu bukan lingkaran (Noncyclical Time), waktu untuk menghilangkan kelelahan, dan waktu untuk keperluan pribadi. Misalnya waktu yang sungguh-sungguh diperlukan untuk menyelesaikan jabatan (Cycle Time) adalah 2000 jam. Jumlah tersebut kita tentukan berdasarkan Penyelidikan Waktu dan Gerak (Time and Motion Study).

Apabila Waktu Bukan Lingkaran (Noncyclical Time) kita tentukan 40%, Waktu untuk Kelelahan 20%, dan Waktu untuk Keperluan Pribadi 20% dari Waktu Lingkaran (Cycle Time), maka jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan tersebut adalah 2000 jam (Cycle Time) + 800 jam (Noncyclical Time) + 400 jam (Waktu untuk menghilangkan Kelelahan) + 400 jam (Waktu untuk Keperluan Pribadi) = 3600 jam.

Apabila jabatan tersebut harus diselesaikan dalam waktu satu bulan (25 hari) dan tiap hari waktu kerja adalah 8 jam, maka untuk jabatan tersebut diperlukan :

( 3600 / 8 x 25 ) x 1 orang = 18 orang

Akan tetapi harus diingat bahwa dalam waktu satu bulan tersebut pada umumnya ada pegawai yang tidak masuk bekerja karena alasan sakit, meninggal, dan alasan-alasan lainnya. Untuk menentukan dengan lebih tepat berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan. maka jumlah pegawai yang telah diperoleh (dihitung) menurut Analisis Beban Kerja dan Penyelidikan Waktu tersebut perlu ditambah dengan dengan prosentase tertentu akibat ketidak hadiran pegawai tersebut. Hal ini disebut dengan Analisis Tenaga Kerja (Work-force Analysis). Untuk ketidakhadiran pegawai tersebut kita tentukan misalnya 10%. Maka jumlah tenaga kerja yang sungguh-sungguh diperlukan adalah 18 orang + (10% x 18 orang) = ± 20 orang.

Bahan Bacaan: Buku “Analisis Jabatan” oleh Moekijat

Read More

Waktu Perjalanan Dalam Analisis Beban Kerja

Ilustrasi:

Salah satu tugas berkala saya setiap akhir bulan sebagai Manajer Produksi adalah “mengontrol langsung lokasi dan operasional pabrik” yang jaraknya cukup jauh sehingga membutuhkan waktu sekitar 30 menit untuk dapat mencapai lokasi pabrik. Sebenarnya lama waktu mengontrol lokasi dan pelaksanaan pekerjaan di sana hanya sekitar 60 menit, namun secara keseluruhan waktu yang saya keluarkan untuk melaksanakan tugas ini lebih kurang sekitar 120 menit termasuk perjalanan pulang pergi.

Pertanyaan:

Berapa lama waktu yang seharusnya saya tuliskan pada kuesioner pengukuran analisis beban kerja untuk melaksanakan tugas “mengontrol lokasi dan operasional pabrik” tersebut? Apakah saya tuliskan hanya “30 menit” sesuai dengan lamanya saya mengontrol lokasi pabrik dan mengawasi pelaksanaan tugas disana atau “120 menit” yang berarti lama waktu perjalanan untuk mencapai pabrik dan lama waktu perjalanan kembali ke kantor juga diperhitungkan?

Jawaban:

Tuliskan “120 menit”.
Alasannya adalah karena Anda telah mengkonsumsi waktu selama 120 menit untuk melaksanakan tugas tersebut dari sejak meninggalkan kantor hingga pulang kembali ke kantor. Perjalanan berangkat ke lokasi pabrik, mengontrol lokasi pabrik, dan perjalanan pulang kembali ke kantor merupakan “suatu kesatuan rangkaian tugas yang tak terpisahkan” (cycle work), sehingga harus lama waktu seluruh aktivitas tersebut harus diperhitungkan. Asumsinya lainnya adalah bahwa selama lama waktu tersebut Anda tidak dapat mengerjakan tugas-tugas lainnya dari jabatan Anda sebagai Manajer Produksi. Apabila Anda hanya menuliskan 60 menit maka kecara keseluruhan beban kerja Anda dan Jabatan Anda akan berkurang sebanyak 60 menit, padahal Anda sudah menggunakan waktu tersebut untuk bekerja bukan untuk “santai-santai” atau kepentingan pribadi lainnya (allowance) .

Semoga Anda dapat menghitung beban kerja suatu jabatan secara lebih akurat!

Sukses!

 

Read More

Frekuensi Tugas dan Waktu Penyelesaiannya

PERTANYAAN 1 :

From: Dinarty Manurung <dthymanurung@yahoo.com>

Date: Wed, 13 Apr 2011 16:58:53 +0800 (SGT)

To: <adilkurnia@yahoo.com>

Subject: Asking

Selamat Sore mas Adil, Saya dinar, mahasiswi Profesi PIO UI. Saat ini, saya  sedang mengerjakan tesis yang berhubungan dengan workload analysis (time study). Saya sekarang sedang melakukan perhitungan analisa beban kerja di bagian warehouse. Mas, saya ingin menanyakan mengenai perhitungan atau cara menetapkan frekuensi tugas. Saat ini, saya mengalami kesulitan dalam menentukan frekuensi dan satuan tugas karena setiap harinya pekerjaan yang dilakukan bersifat fluktuatif. Misalnya salah satu jobdescnya: melakukan penerimaan barang dari supplier. Namun, pada kenyataannya barang yang diterima setiap harinya berbeda-beda, bisa saja satu hari ada 5 permintaan dan untuk hari berikutnya 20 permintaan. Oleh karena itu, apakah mas adil dapat memberikan masukan mengenai cara menetapkan satuan frekuensi tugas. apakah harus per jumlah barang atau gimana mas. karena kalo berdasarkan per jumlah barang, ternyata setiap harinya jumlah barang yang diterima bisa berbeda-beda, begitu juga kalo frekuensi satuan yang digunakan berdasarkan berapa kali penerimaan dilakukan (karena penerimaan setiap harinya bisa berbeda-beda). Selain itu, untuk menentukan waktu (lama dan satuannya) juga seperti apa ya mas? Saya mohon bantuannya, terima kasih atas perhatiannya Mas. Dinar

JAWABAN 1 :

From: adilkurnia@yahoo.com

Date: Wed, 13 Apr 2011 11:04:45 +0000

To: Dinarty Manurung<dthymanurung@yahoo.com>

Subject: Re: Asking

Dear Dinar,

Untuk data frekuensi yang masih bervariasi setiap harinya, coba lihat data historisnya dalam 1 tahun atau minimal 3 bulan. Lalu coba lihat rata-rata dalam 1 minggu atau 1 bulan berapa, mungkin terlihat lebih konstan/stabil. Dari angka 1 minggu atau 1 bulan itu, lalu dicari rata-rata 1 hari berapa frekuensinya.

Untuk lama waktu pengerjaannya per frekuensi bisa diperoleh dengan observasi langsung, pengisian logbook (catatan harian tugas), atau wawancara dengan job holder yang dikonfirmasi dengan atasannya. Jangan lupa terapkan penyesuaian waktu dengan cara shumard untuk memperoleh waktu normal (bukan waktu real berdasarkan responden yang ada).

Demikian, semoga bisa membantu.

Salam hangat,

Adil Kurnia

Powered by Telkomsel BlackBerry®

PERTANYAAN 2 :

Date: Wed, 13 Apr 2011 14:05:02 +0000

To: <adilkurnia@yahoo.com>

ReplyTo: dthymanurung@yahoo.com

Subject: Re: Asking

Malam mas Adil,

Terima kasih ya mas buat masukannya,berarti utk tugas-tugas yang setiap harinya sifatnya bervariasi memang jadinya harus mencari frekuensi rata-ratanya ya mas.
Mas Adil, ada beberapa hal yang ingin saya tanyakan lagi:

1. Karena tugas-tugas yang ada di warehouse setiap harinya bervariasi tergantung permintaan barang,maka para job holder juga mengatakan kalo waktu pengerjaan utk setiap permintaan barang berbeda-beda tergantung jenis barangnya.Apakah untuk menentukan waktu pengerjaan,harus dilihat dari rata-rata lama pengerjaannya juga ya mas?sama seperti menentukan frekuensikah?
2. Untuk tugas-tugas yang sifatnya insidentil kan tdk dpt dipastikan kpn munculnya. Nah cara untuk menetapkan frekuensi dan waktu pengerjaannya bgmn ya mas?Karena mereka mempunyai jobdesc tambahan yang tugasnya adalah melakukan pekerjaan-pekerjaan lainnya yang ditugaskan oleh perusahaan. Nah, menurut para job holder tugas-tugas yg seperti itu tdk bs diprediksikan berapa banyak frekuensinya.
3. Di warehouse terdapat 4 jabatan yang terdiri dari 13 orang. Apakah untuk mengetahui beban kerja jabatan dan beban kerja unit,maka beban kerja individu (yg 13 org tersebut) harus dianalisis terlebih dahulu?atau bisa mendapatkan gambaran hanya dgn menganalisis beban kerja jabatan saja?

Sekali lagi mohon bantuannya ya mas (maaf jadi merepotkan).
Terima kasih banyak mas Adil.

Dinar
Powered by Telkomsel BlackBerry®

JAWABAN :

From: adilkurnia@yahoo.com

Date: Wed, 13 Apr 2011 14:58:04 +0000

To: <dthymanurung@yahoo.com>

Subject: Re: Asking

Dear Dinar,

Ya betul begitu, prinsipnya kita harus mencari frekuesi rata-ratanya (baca bab analisis beban kerja di buku analisis jabatan dari Moekijat).

Jawaban pertanyaan berikutnya:

1. Untuk lama waktu pengerjaan, prinsipnya juga sama yaitu dicari waktu rata-ratanya untuk jenis barang yang spesifikasinya relatif sama sehingga prosedur/ teknik/ metodenya juga relatif sama. Apabila karena spesifikasinya yang berbeda menyebabkan lama waktu pengerjaannya menjadi berbeda maka sebaiknya kita harus bedakan menjadi 2 atau lebih jenis aktivitas tugas yang berbeda, misalnya: barang “ringan”, barang “sedang”, barang “berat”, dst.
2. Untuk tugas-tugas insidentil, juga prinsipnya sama dalam mencari dalam menentukan frekuensi dan lama waktunya. Hanya saja pada tugas insidentil, frekuensinya bukan secara harian seperti pada tugas harian/rutin; tetapi tetapi dihitung dalam rentang mingguan, bulanan, dst, yaitu sama seperti perhitungan untuk tugas berkala.
3. Kalau tugas-tugas semua job holder yang ada pada jabatan tersebut bisa dipastikan sama (persis), maka 1 jabatan cukup diwakili oleh 1 job holder lalu hasil beban kerjanya digeneralisir untuk job holder yang lainnya. Kondisi ini mungkin tetapi jarang terjadi karena biasanya ada saja tugas yang berbeda untuk masing-masing job holder, sehingga untuk lebih akurat sebaiknya seluruh job holder yang ada (14 orang) diukur saja beban kerjanya. Setelah itu hasilnya dikelompokkan kedalam 4 jabatan yang ada, untuk menghitung beban kerja jabatan (BKJ) dan jumlah kebutuhan SDM (job holder); serta memperoleh beban kerja unit (BKU) Warehouse.

Semoga cukup jelas buat Dinar.

Salam hangat,

Adil Kurnia
Powered by Telkomsel BlackBerry®


KOMENTAR :

Dear mas Adil,

Terima kasih banyak ya mas buat masukkannya karena benar-benar sangat membantu saya dan makasi juga untuk referensi bukunya.

regards,

Dinar
Powered by Telkomsel BlackBerry®

Read More

Pemarah Yang Bijaksana

Ulysses Grant

Jenderal Horace Potter pernah menulis tentang percakapannya dengan Jenderal Ullysses Grant *) pada suatu malam saat mereka duduk di dekat api unggun.

Ditulis oleh Potter:
"Jenderal Ulysses, Anda luar biasa, walaupun Anda dididik dalam kekerasan militer, dan selalu mengalami permainan kasar dalam tugas garis depan. Anda tidak terpancing untuk mengumpat. Saya tidak pernah melihat anda mengucapkan kata kata kasar sekalipun. Anda punya alasan untuk hal ini?" tanya Potter

Grant menjawab,
Saya tidak mau membiasakan mengumpat. Sejak remaja saya tidak pernah melakukannya, dan ketika saya dewasa, saya menganggap bahwa mengumpat adalah sebagai suatu tindakan kebodohan.

Karena kata kata kasar membangkitkan amarah diri kita sendiri dan menyulut kemarahan orang lain.

Saya tidak pernah melihat kehidupan yang berkualitas dari seorang pemarah, selain lemah dan rapuh dari segi spiritual, seorang pemarah menghilangkan banyak kesempatan.

Seorang pemarah, adalah seorang yang lelah, ia seorang yang berperang dengan dirinya sendiri, sekalipun ia menang, ia hancur.

"Tidak ada yang lebih buruk daripada seorang yang menjadi marah sampai ia tidak dapat menguasai diri"

~"Pada saat kita jadi pemarah, kita telah kalah"
~"Pada saat kita membenci, kita telah terkunci"
~"Pada saat kita mendendam. kita telah menjadi tawanan".

 
Solusi menuju ketenangan:

"MENGAMPUNI"

Janganlah sampai amarahmu merusak jalan hidupmu dan masa depanmu. Jadilah orang sabar serta arif dan bijaksana.


Sumber: Anonim


*) Ulysess Grant adalah pahlawan militer ketika ia terpilih menjadi presiden. Pada 1864, ia diangkat menjadi Jenderal tertinggi oleh Presiden Abraham Lincoln dalam Perang Saudara Amerika. Pada 1865 ia menerima penyerahan Jenderal Robert Lee, panglima negara-negara bagian selatan Amerika yang memberontak, yang menandakan berakhirnya Perang Saudara. Ia dianggap yang bisa memenangkan perang ini, sebagai panglima pasukan Federal yang mengalahkan pasukan Konfederasi (Wikipedia).

Read More

Faktor Penyesuaian Dalam Analisis Beban Kerja

Orang Normal: bukan orang jenius atau orang idiot…..

Definisi beban kerja dari suatu jabatan berdasarkan penyelidikan waktu (Time Study) adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan seluruh tugas-tugas jabatan tersebut dalam periode waktu tertentu pada kondisi “normal”.

Istilah “normal” pada definisi di atas mengisyaratkan 2 pengertian yaitu:

1. Bahwa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas jabatan tersebut haruslah waktu yang dalam keadaan “biasanya” atau “pada umumnya”, bukan dalam keadaan yang ekstrim baik dalam keadaan “sibuk” (peak season) atau dalam keadaan “santai/ senggang” (weak season).
2. Bahwa waktu yang dimaksud adalah waktu sebagaimana yang apabila dilakukan oleh orang “kebanyakan” atau “pada umumnya” (setidaknya di organisasi/perusahaan tersebut), bukan waktu sebagaimana yang dilakukan oleh orang “tidak normal” baik itu orang yang “pintar” atau “gesit/cekatan” (Smart) atau sebaliknya waktu yang sebagaimana apabila dilakukan oleh orang yang “bodoh” (lemot=lemah otak) atau “lamban” dalam bekerja.

Mengingat pada kondisi nyata saat ini pada suatu organisasi atau perusahaan dapat terjadi responden (job holder) yang ada dalam kegiatan analisis beban kerja adalah orang yang “pintar/gesit/cekatan” atau sebaliknya orang yang “bodoh/lamban” maka data yang akan diperoleh adalah waktu dari orang yang “tidak normal”. Oleh karena itu untuk memperoleh waktu normal (sebagaimana yang dilakukan orang normal) diperlukan “faktor penyesuaian”.

Salah satu teknik dari Faktor Penyesuaian adalah menggunakan “Metode Shumard”, yaitu melalui suatu daftar indeks nilai/skor kecepatan kerja (40 s/d 100), atasan dari responden diminta menilai seberapa cepat bawahan mengerjakan suatu tugas atau aktivitas tertentu dibandingkan dengan kecepatan orang normal (nilai 60) untuk mendapatkan nilai “P” (Penyesuaian) dari responden pada tugas tersebut. Dengan mengkalikan waktu yang digunakan responden tersebut dengan nilai “P” maka akan diperoleh waktu yang “diperkirakan” digunakan oleh orang normal untuk menyelesaikan suatu tugas atau aktivitas tertentu.

Faktor Penyesuaian lebih tepat digunakan untuk mengukur volume “Beban Kerja Jabatan”. Apabila pengukuran beban kerja tidak menggunakan faktor penyesuaian maka istilah yang lebih tepat digunakan adalah mengukur volume “Beban Kerja Individu (Pegawai/ Karyawan) bukan mengukur beban kerja jabatan. Beban kerja individu akan berbeda-beda untuk setiap responden yang berbeda meskipun memiliki posisi jabatan yang sama atau memiliki tugas-tugas yang sama, karena kecepatan mereka bekerja dipengaruhi oleh faktor individual dari masing-masing pegawai/karyawan tersebut.
Pengukuran beban kerja akan menjadi lebih akurat apabila menggunakan faktor penyesuaian meskipun akan menjadi lebih sulit dan membutuhkan waktu lebih lama.

Sumber: Materi Workshop Workload Analysis” oleh Adil Kurnia

Read More

Pindahan Rumah

Kami akhirnya pindahan ke rumah ‘villa’ di Karama ini pada tanggal 24 Oktober 2012, setelah menempati rumah ‘unit’ 9/1 Progress Drive di Coconut Grove sejak akhir Januari 2011 (1 tahun 9 bulan).

Setelah Sonida Ly pemilik unit rumah 9/1 Progress Drive menggaet agen real estate KG Young untuk mempercepat penjualan rumahnya, sejak saat itulah kami sibuk mencari unit penggantinya untuk tempat tinggal kami. Tapi tidak disangka mencari tempat tinggal dua kamar di Darwin pada saat peralihan Dry Season ke Wet Season ini menjadi pekerjaan luar biasa sulitnya. Baru mulai mudah dicari lagi nanti ketika mahasiswa liburan kuliah dan pulang kampung ke negara bagian lain atau ke negaranya masing-masing yaitu saat liburan natal dan tahun baru nanti.

Saat ini ketika suatu unit yang ditawarkan, banyak sekali peminatnya yang datang menengok saat open inspection kedalam rumah. Terbayang peluangnya tipis, apalagi status kependudukan kami  bukan Citizen atau Permanent Resident yang kerapkali menjadi prioritas dalam banyak situasi di Darwin ini. Belum lagi seringnya saya ijin pulang kerja lebih awal atau tidak masuk kerja untuk melakukan open inspection unit yang ditawarkan juga merupakan kerugian tersendiri yang telah mengurangi income yang didapat karena maklum karyawan rendahan sehingga perhitungan gaji didasarkan pada jam kerja bukan gaji bulanan.

Selain itu, rombongan keluarga kami yang terdiri dari 4 orang dengan 2 anak yang sudah bukan anak-anak lagi ini harus mencari unit/rumah dengan 3 kamar ternyata menjadi salah satu kendala. Peraturan yang berlaku di Australia tidak memperkenankan 2 anak yang berlainan jenis dengan usia di atas 12 tahun untuk tidur bersama dalam 1 kamar. Hal ini sudah pasti akan menambah budget kalau kami menyewa unit dengan 3 kamar. Ternyata karena hal ini pula maka beberapa aplikasi kami untuk beberapa unit yang ditawarkan selalu ditolak oleh agen penyewanya.

Mengingat waktu yang semakin mepet dimana kami harus angkat kaki dari unit di Progess Drive pada tanggal 26 Oktober maka kami segera bergerilya menghubungi orang-orang Indonesia di Darwin untuk mencari informasi tempat tinggal yang bisa segera ditempati tanpa harus melalui agen yang membutuhkan waktu lama. Setelah menemui beberapa orang Indonesia yang dianggap punya network cukup luas, akhirnya kebaikan hati keluarga Pak Ridwan maka kami bisa menempati rumah Ridha-Bonie, anak-menantunya di daerah Karama yang jaraknya kira-kira hampir 10 kilometer dari unit rumah kami yang lama dimana hampir semua aktivitas kami berada di sekitar sana, yaitu tempat isteri kuliah dan saya bekerja di kampus Casuarina, tempat saya bekerja di Casuarina Senior College, tempat Fildza anak perempuan kami di Kentucky Fried Chicken Bagot Road, dan Halte untuk Bus No. 4 ke Darwin Middle School tempat Haikal anak lelaki kami bersekolah.

Di rumah tiga kamar yang bagus dan tepatnya mirip villa ini kami tinggal jauh dari keramaian dan semua tempat yang biasanya kami beraktivitas sehari-hari. Inilah tempat terbaik yang tersedia dalam situasi yang sulit untuk mencari tempat tinggal dengan segala kendala yang ada.

Semoga saja tempat yang nyaman ini tetap dapat menunjang aktivitas kami sehari-hari, aamiin…

Darwin, 24 Oktober 2012

Read More

Prasasti Makassar di Darwin

Luar biasa... ternyata sudah sejak 300 tahun yang lalu orang-orang Makassar berkunjung dan berniaga ke Darwin Northern Territory Australia hingga telah mempengaruhi bahasa dan gaya hidup orang Aborigin di sana. Tetapi mengapa saat ini orang-orang Makassar sulit dijumpai dan seakan menghilang dari Darwin (NT), dimana kita bisa menemui komunitas Makassar di Darwin...

Read More

Proyek KRA-KPI LPMAK Timika, Papua 2010

Restaurant Hotel Serayu menjadi tempat kerja tim

Read More

Bukan Anggota MPR-DPR-DPD

Berpose di depan Gedung MPR-DPR-DPD Senayan Jakarta

Read More

Psikotes Karyasiswa Pusdiklat PU di Cirebon 2011

Tim Psikotes Karyasiswa Pusdiklat Kementerian PU di Cirebon Tahun 2011

Read More

Psikotes CIBI SMA Negeri 2 KS Cilegon 2010

Sebagian Tim Psikolog Psikotes CIBI SMA Negeri 2 Krakatau Steel Cilegon

Read More

Tujuan dan Kegunaan Analisis Beban Kerja

Tujuan Analisis Beban Kerja

Analisis Beban Kerja dilaksanakan adalah untuk memperoleh seberapa besar beban kerja relatif dari seorang pegawai/karyawan, suatu jabatan (pekerjaan), suatu unit kerja (seksi, bagian, divisi, cabang, wilayah), bahkan suatu organisasi/perusahaan secara keseluruhan.

Kegunaan/Manfaat Analisis Beban Kerja

Seberapa besar beban kerja relatif dari seorang pegawai/karyawan, unit kerja dan organisasi/perusahaan dapat menjadi dasar rekomendasi untuk:

1. Menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai/Karyawan (SDM): sebagai dasar untuk menambah atau mengurangi jumlah pegawai/karyawan pada suatu jabatan atau unit kerja.
2. Menyempurnakan (Redesign) Tugas Jabatan: menambah atau mengurangi tugas atau aktivitas-aktivitas dari suatu jabatan sehingga mencapai rentang beban kerja standar (optimum).
3. Menyempurnakan (Redesign) Struktur Organisasi: menggabung 2 jabatan atau lebih menjadi 1 jabatan; memisahkan (spliting) 1 jabatan menjadi 2 atau lebih jabatan; atau menciptakan suatu jabatan baru.
4. Menyempurnakan (Redesign) Standard Operating Procedure (SOP): menyempurnakan SOP karena adanya redesign tugas/aktivitas jabatan dan/atau penyempurnaan struktur organisasi.
5. Menentukan Standar Waktu (Standard Time) Tugas dan Aktivitas: diperoleh standar waktu dari setiap tugas dan aktivitas sesuai standar normal di organisasi/perusahaan kita sendiri.
6. Menentukan Kebutuhan Pelatihan (Training Needs) Pegawai/ Karyawan: yang diidentifikasi dari Waktu Normal (Normal Time) individu pegawai/karyawan yang lebih besar (lama) dibandingkan Waktu Standar (Standard Time) pada suatu tugas/aktivitas tertentu.

Dengan mengimplementasikan kegunaan hasil analisis beban kerja maka diharapkan organisasi/perusahaan akan dapat memperoleh tingkat efisiensi yang lebih baik/tinggi dari para pegawai/karyawan, yang pada gilirannya diharapkan akan mampu meningkatkan tingkat produktivitas organisasi/perusahaan. 


Sumber : 
Materi Workshop Workload Analysis oleh Adil Kurnia yang diselenggarakan Value Consult) 

Read More

Definisi Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)

Konsep Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) masih sulit ditemui dan kalaupun ada masih sulit dipahami karena para ahli yang menggunakan konsep ini melihatnya dari sudut pandang yang beragam sesuai dengan latar belakang disiplin ilmu mereka sehingga belum tentu sesuai dengan apa yang kita butuhkan dan harapkan.

Berikut ini definisi-definisi analisis beban kerja yang ditemui dari berbagai referensi berbahasa Indonesia yang konsepnya bersifat umum dan sederhana sehingga lebih mudah dipahami:

Menurut Komaruddin (1996:235), analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas.

Menurut Simamora (1995:57), analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun kwalifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya. Lebih lanjut dikemukakan pula, bahwa pengukuran  beban kerja merupakan salah satu teknik manajemen untuk mendapatkan informasi  jabatan, melalui proses penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis. Informasi jabatan tersebut dimaksudkan agar dapat digunakan sebagai alat untuk menyempurnakan aparatur baik di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumberdaya manusia.

Menurut Heizer dan Render (1996:98), standar tenaga kerja adalah jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal, atau dengan kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil, agar mampu menghasilkan produksi yang diharapkan perusahaan. Lebih jauh dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa lalu, pengkajian waktu, standar waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja.

Menurut T. Hani Handoko (1985:135), standar pekerjaan dapat diperoleh dari hasil pengukuran kerja atau penetapan tujuan partisipatip. Teknik pengukuran kerja yang dapat digunakan antara lain: studi waktu, data standar, data waktu standar yang telah ditetapkan sebelumnya, dan pengambilan sampel kerja (work sampling). Penetapan standar kerja dapat dilakukan melalui pembahasan antara manajer dengan para bawahannya, dimana materi pembahasan mencakup sasaran-sasaran pekerjaan, peranannya dalam hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lain, persyaratan-persyaratan organisasi, dan kebutuhan karyawan. Proses penentuan standar kerja seperti ini sering menimbulkan komitmen karyawan, semangat kerja, kepuasan, dan motivasi yang lebih besar. Standar kerja, kadang-kadang juga ditetapkan secara partisipatip dengan pemimpin organisasi buruh, hal ini karena para pemimpin serikat karyawan memahami pentingnya melakukan perundingan tentang standar-standar pelaksanaan berbagai pekerjaan, dan perjanjian-perjanjian hasil perundingan ditulis dalam kontrak kerja.

Menurut Moekijat (1995:58), analisis jabatan memberikan informasi tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta jenis-jenis jabatan dan karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas. Jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah keempat waktu berikut :

1. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni waktu yang dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi (waktu lingkaran/waktu baku/dasar).
2. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan produksi (bukan lingkaran/non-cyclical time).
3. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time).
4. Waktu untuk keperluan pribadi (personal time).

Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Namun demikian, untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai.

Menurut Irawan, Motik, dan Sakti (1997:63), dalam perencanaan sumberdaya manusia, selain kegiatan analisis jabatan juga diperlukan analisis beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga kerja. Beban kerja adalah kapasitas produksi dikalikan waktu sedangkan kebutuhan tenaga kerja adalah beban kerja dibagi dengan rata-rata sumbangan tenaga karyawan perbulan.

Menurut Moeljadi (1992:93), perencanaan tenaga kerja dalam jangka panjang ditentukan oleh sisi permintaan perusahaan, yaitu perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan sisi penawaran yaitu ketersediaan tenaga kerja di pasar. Perkiraan kebutuhan tenaga kerja perusahaan ditentukan oleh perkiraan tersedianya tenaga kerja di perusahaan dan rencana-rencana perusahaan. Sedangkan perkiraan tersedianya tenaga kerja itu sendiri, ditentukan dari analisis beban kerja, analisis perpindahan tenaga kerja dan analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja. Analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja perusahaan, berkaitan dengan besarnya jumlah tenaga kerja yang ada pada perusahaan tersebut berada pada kondisi berlebih atau kurang jika dikaitkan dengan beban kerja. Analisis tersebut dapat dilaksanakan jika sudah diketahui beban kerjanya. Dan analisis beban kerja sendiri memberikan arahan tentang produktivitas. Produktivitas kerja dapat digambarkan dalam efisiensi penggunaan tenaga kerja. Di mana tenaga kerja tersebut akan dapat digunakan secara efisien jika jumlah tenaga kerja yang ada seimbang dengan beban kerjanya.

Kesimpulan:

Dari semua uraian pemikiran sebagaimana tersebut di atas, tersirat makna bahwa dalam melaksanakan analis beban kerja diperlukan hal-hal sebagai berikut:

1. Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan.
2. Menetapkan jumlah jam kerja per hari.
3. Adanya satuan hasil.
4. Waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk.
5. Adanya standar waktu kerja.
6. Adanya beban kerja yang akan diukur.
7. Perhitungan jumlah pegawai yang dibutuhkan.

Berdasarkan definisi-definisi di atas terlihat bahwa pengertian beban kerja terkait dengan 4 (empat) aspek yaitu:

1. Aspek tugas-tugas yang harus dikerjakan
2. Aspek seorang atau sekelompok orang yang mengerjakan tugas-tugas tersebut
3. Aspek waktu yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut
4. Aspek keadaan/kondisi normal pada saat tugas-tugas tersebut dikerjakan

Dengan demikian, pengertian analisis beban kerja (Workload Analysis) adalah suatu proses analisa terhadap waktu yang digunakan oleh seseorang atau sekelompok orang dalam menyelesaikan tugas-tugas suatu pekerjaan (jabatan) atau kelompok jabatan (unit kerja) yang dilaksanakan dalam keadaan/kondisi normal.

Selain itu juga ditemui beberapa konsep terkait dengan analisis beban kerja (workload analysis) dari referensi berbahasa asing yaitu:

Workload :

1. The amount of work assigned to or expected from a worker in a specified time period.

2. The amount of work that a machine produces or can produce in a specified time period. 

(The American Heritage® Dictionary of the English Language, Fourth Edition copyright ©2000 by Houghton Mifflin Company. Updated in 2009. Published by Houghton Mifflin Company).

Workload :

(Business/Industrial Relations & HR Terms) the amount of work to be done, esp in a specified period by a person, machine, etc.

(Collins English Dictionary – Complete and Unabridged © HarperCollins Publishers 1991, 1994, 1998, 2000, 2003).

Workload is work that a person is expected to do in a specified time

(Based on WordNet 3.0, Farlex clipart collection. © 2003-2012 Princeton University, Farlex Inc.)

Workload Analysis :

A tool used to predict and plan future work and skills requirements based upon historical data. Once a workload baseline has been established using past performance adjustments are made for expected changes in demand or other factors which impact the project scope.

(http://www.businessdictionary.com/definition/workload-analysis.html#ixzz2BsgFeWtB)

Secara umum definisi Beban Kerja dan Analisis Beban Kerja tersebut memiliki pengertian yang relatif serupa dengan definisi Analisis Beban Kerja referensi berbahasa Indonesia.

Read More